言語の違う顧客との電話対応の進め方

顧客との電話は、交渉の一部であり、身近な話題を和やかに話す場でもあります。相手の口調を聞き取ります。数字を確認します。相手が反対する前に来る、あの間にも耳を澄まします。

それを、十分に話せない言語でやってみてください。仕事の進め方は変わります。注意の半分は、言葉そのものに向きます。残りの半分で、本来の仕事をしなければなりません。使える注意は、それだけしかありません。

こうして商談は失われていきます。価格を聞き間違えます。日付を書き間違えます。そして受注は、顧客の言語をより上手に話した相手のところへ行きます。言語の違いがないことにはしないで、こうした電話に対応する方法を説明します。

別の言語で顧客に電話するのが難しい理由

あの間は、誰にでも覚えがあります。価格を提示すると、顧客が黙ります。相手が困っているわけではありません。「すみません、もう一度言っていただけますか？」ということです。こうした電話は、あらゆる場面で失敗するわけではありません。失敗するのは、いつも同じいくつかの場面です。

正確さが必要な項目です。大まかな翻訳でも、和やかな会話は成り立ちます。細かい内容は成り立ちません。単価、数量、納期、部品の名前。間違いが起きるのはそこです。数字を1桁聞き間違えただけで、価格をめぐる言い争いが始まります。「来週」を「今週」と聞き取れば、した覚えのない約束になり、それでも守らなければなりません。

立て直す時間がないことです。メールなら時間があります。一文を読み直せます。単語を調べられます。1分考えられます。リアルタイムの電話に、その時間はありません。まだ前の文について考えている間に、相手は話し続けます。

聞くことと翻訳することは同時にできないことです。どちらも、それだけで一つの仕事です。注意を分けると、どちらも半分しかできません。残った注意で、顧客の口調を理解し、数字について考えなければなりません。顧客には、その苦労は見えません。聞こえるのは、間と、質問に答えていない返答です。そして、しっかりした取引が、危なっかしい取引のように聞こえてしまいます。

十分に話せない言語で頑張っても、これは解決しません。解決するのは、言語の作業を移すことです。通話前にやります。他の人に任せます。または、話している間にソフトウエアに任せます。4つの方法の本当の違いはそこにあります。誰が言語の作業をするのか、いつするのか、という違いです。

言語の違う相手に電話する4つの方法

ほとんどの電話には、4つの方法が使えます。最初はツールの並んだ一覧に見えます。実際は、一つの問いへの4つの答えです。誰が言語の作業をするのか、いつするのか。あなたが通話前にします。雇った専門家が通話中にします。あなたが通話中にします。またはソフトウエアがします。それぞれ、その問いと、あなたの注意をどれだけ残してくれるかで判断してください。

1. 台本を用意し、通話前に翻訳しておく

作業はすべてあなたがします。通話前に、です。冒頭のあいさつ、質問、そして必要になることが分かっている言葉を書き出します。価格、製品名、日付です。そのうえで、全体を翻訳します。

合った電話なら、それで十分です。初めてのあいさつ。定期的な確認。相手が何と言うか、すでに分かっている電話です。

ただし、どこまでしか使えないかを知っておいてください。顧客が想定外のことを聞いた瞬間、台本は役に立たなくなります。そこからは、相手の言語で一人で対応することになります。大抵は、電話が重要になってくる、ちょうどその時です。

2. 通訳者を雇う

プロの通訳者は、あなたが話している間に、その場で作業をします。そして、良い通訳者は言葉以上のものをもたらします。口調。適切な丁寧さの水準。顧客が直接は言わない、本当の意味への理解です。大きな交渉や、契約が関わる内容では、今でもこれがお金を払って選べる一番安全な方法です。

問題は手配です。通訳者を探し、仕事を説明し、予約しなければなりません。電話のたびに、です。予約する通訳者の費用は1時間あたり約$45–$150+で、通常は最低2時間からです。電話通訳サービスは代わりに分単位で課金します。およそ$1.25–$4です。そして、通話に第三者が入ると、すべてが遅くなります。

お金は、重要な電話に使ってください。大きな契約を左右する電話ですか？その費用には価値があります。納期を確認する10分の電話ですか？価値はありません。

3. 通話中に翻訳アプリを使う

作業はあなたがします。通話中に、です。それは、作業をするには一番悪いタイミングです。

翻訳アプリの多くはテキスト用に作られています。メニュー、看板、チャットのメッセージです。リアルタイムの通話で使うと、アプリを切り替えたり、一つのアプリから別のアプリへテキストをコピーしたり、1台目の電話にもう1台の電話を近づけたりすることになります。予備の手段としては、何もないよりはましです。

しかし、それがあなたに何をするかを見てください。会話をするのをやめてしまいます。ツールを操作し始めます。そしてその電話には、あなたの注意のすべてが必要でした。

4. 通話翻訳ツールを使う

AI Phoneのような通話翻訳ツールは、電話そのもののために作られています。あなたが話している間に、ソフトウエアが作業をします。あなたは自分の言語で話します。顧客は自分の言語で答えます。アプリは話すたびにそれぞれの声を翻訳し、画面には両言語の字幕が表示されます。

それは、通常の1週間にある電話のほとんどに使えます。営業、サポート、仕入れ先への電話です。電話でもビデオでも、使い方は同じです。言語の作業はなくなり、電話に出ているのはあなた本人です。

方法	向いている用途	費用	準備	リアルタイム対応	限界
台本を用意する	単純で予測できる電話。初めてのあいさつ、定期的な確認など	無料。かかるのは自分の準備の時間だけです	多い：電話のたびに、冒頭のあいさつ、質問、重要な用語を書いて翻訳します	いいえ：顧客が台本にないことを聞くと、助けになりません	顧客が準備していないことを聞くと使えなくなります
通訳者を雇う	重要な交渉、複雑な契約、リスクの高い話し合い	1時間あたり$45–$150+、通常は最低2時間から	多い：電話のたびに専門家を探し、内容を伝え、日程を調整します	はい：あなたが話す間に、人が翻訳します	日程調整に時間がかかり、通話に第三者が入るとすべてが遅くなります
通話中に翻訳アプリを使う	内容についていくことが主な目的の、たまにある電話	無料、または少額のサブスクリプション	少ない：スマートフォンのアプリ。一部の使い方では2台目の機器が必要です	一部のみ：音声の文字起こしと翻訳は会話より遅く、切り替えやコピーは手作業です	通話中は使いにくい。聞く代わりに、読んで貼り付けることになります
AI Phoneの通話翻訳	日常的な顧客との電話。営業、サポート、仕入れ先への電話、新しい市場への働きかけ	$8.99/週または$59.99/年のサブスクリプション。プランの分数を使い切ったら、クレジットを追加で購入できます	少ない：アプリで数回タップするだけ。顧客側にインストールするものはありません	はい：両方の声をその場で翻訳し、画面に2言語の字幕を表示します	AI翻訳は完璧ではありません。契約や法律用語には、やはりプロの通訳者が必要です

AI Phoneで多言語通話をする方法

電話でもビデオ通話でも、使い方は次のとおりです。

翻訳付きで電話をかける

AI Phoneでは、通常の1週間でかける電話を翻訳できます。確認する見積もり、進捗を確認する注文、様子を聞く仕入れ先への電話です。携帯電話を持つ顧客にも、固定電話しかない顧客にも使えます。設定は数回のタップだけです。

1. 言語を選びます。あなたの言語と、顧客の言語です。
2. 通話を始めます。AI Phoneの中から発信します。200以上の国の携帯電話と固定電話につながります。
3. そのまま話します。普段どおりに話し、返ってくる翻訳を聞きます。
4. 重要な細部を声に出して確認します。価格、日付、条件です。電話を切る前に言い直してください。今見つけた間違いは、後で直さなくてよい間違いです。

翻訳付きでビデオ通話を始める

写真ではうまく伝わらないものもあります。顧客は、手に持ったサンプルを見たがります。または最新製品の表面です。または棚に並んだ商品です。翻訳通話が電話でしか使えないと、顧客からビデオを求められた時に断らなければなりません。

AI Phoneのビデオ通話翻訳を使えば、アプリで開始し、すでに使っているチャットアプリで招待リンクを送ります。WhatsApp、Telegram、LINE、WeChat、Messengerなどに対応しています。顧客はリンクをタップします。それだけです。ダウンロードするものはなく、相手側の設定もありません。あなたが話すと、声は話す間に翻訳され、画面には両言語の字幕が表示されます。

変わるのは、話している間に顧客が見られるものです。製品、パッケージ、あなたの顔です。それが、電話の目的そのものであることもよくあります。

言語担当者を雇わずに新しい市場を開く

電話そのものが難しい部分でなくなると、次に大きな問いが来ます。そもそも、どの市場に挑戦する価値があるのか、という問いです。

新しい国への従来の進め方は、採用から始まります。その言語を話す営業担当者。現地の代理店。代わりに話してくれる販売代理店。それらはすべて、最初の受注が存在する前に使う給与、または利益です。規模の小さい輸出業者にとって、それが、良い市場が何年も先送りになる理由です。

リアルタイム翻訳は、この順序を変えます。今のチームのままで、最初の1週間から始められます。展示会で会った人に電話できます。ウェブサイトから来た問い合わせに返信できます。販売代理店に、自分の机から、相手の言語で価格と条件を説明できます。

それが何をしないかも、はっきりさせておきます。人間関係は作りません。現地のルールを代わりに読んではくれません。アフターサービスも担いません。解決するのは一つの問題、最初の会話です。そして、その最初の会話こそ、以前は採用が必要だったものです。最初の電話は自分でかけてください。見込み客20件を試してください。受注が入るようになったら、現地で採用してください。

翻訳通話をプロらしく進めるための習慣

ツールはツールの分を担います。これらの習慣は、残りの分です。

短い考えで話し、それから間を置きます。一度に一つの考えにすると、翻訳が終わる時間を作れます。落ち着いて聞こえ、急いでいるようには聞こえません。

正確さが必要な項目は声に出し、相手にも言い直してもらいます。数字、名前、型番です。これらは翻訳が最初に間違えるものです。「つまり4-7-0-9ですね？」は5秒で言えます。姓を1文字ずつ一度つづれば、別の名前で書き取られることはありません。大きな間違いを防ぐ、小さな一手です。

発信する前に、書類を開いておきます。見積もり、注文番号、納期です。画面にあれば、通話の途中で推測することはありません。

通話前にクイックリプライを設定しておきます。難しい場面のほとんどには、2行で足ります。「もう一度、ゆっくり言っていただけますか？」と「承知しました。ありがとうございます。」です。一度、通話設定に保存しておきます。通話中は、入力する代わりにタップするだけです。

静かな場所で電話を受けます。雑音は翻訳の正確さを下げます。そして、プロらしくない印象も与えます。

翻訳には限界がある場面

どのツールにも限界があります。限界を知ることが、問題を避ける助けになります。

契約には人が必要です。電話の内容が契約の締結、法的な責任、または守らなければならないルールに関わる場合は、プロの通訳者を予約してください。そして、同意する前に、最終的な条件を人に確認してもらってください。AI翻訳は優れています。完璧ではありません。そして、90%合っていればよい、では済まない文もあります。

緊急事態は、決してアプリを通しません。何か問題が起きたら、現地の緊急番号に直接電話してください。そのためにAI Phoneを使わないでください。間に他のいかなるサービスも入れないでください。番号そのものに電話してください。

アプリではなく人が必要な電話もあります。その年で一番大きな商談は、アプリが言葉を翻訳できたとしても、通訳者の費用を払う価値があるかもしれません。速さと、多くの電話にはツールを使ってください。最も重要な電話には、人を使ってください。

まとめ

ですので、方法は電話の重要度で選んでください。台本は使えます。顧客が台本にないことを言うまでは、です。翻訳アプリは予備であり、計画ではありません。通訳者は、一文の間違いが実際のお金の損失につながる電話では、費用を払う価値があります。そして日常的な電話、見積もり、進捗確認、仕入れ先への確認では、言語の作業はもうあなたの仕事でなくてよいのです。

それでもやる価値のあることが、2つあります。顧客の言語であいさつを覚えてください。良い印象を与えますし、それはアプリにはできないことです。そして、大きな電話のために、良い通訳者の番号を保存しておいてください。なくなるのは、普通の電話のたびにかかる余分な費用です。電話の後の不安です。電話で間違えた内容を直すためのフォローアップのメールです。顧客の言語をより上手に話した相手に失った商談です。